KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowy system Ministerstwa Finansów, przez który wystawia się faktury. Obowiązek korzystania z niego obejmie także osoby prowadzące działalność nierejestrowaną. Poniżej krótko: co trzeba zrobić, od kiedy i jak przygotować się w kilka minut.
Od kiedy KSeF w działalności nierejestrowanej?
Do 31 grudnia 2026 r. możesz wystawiać faktury tak jak dotąd – na papierze albo w PDF – jeśli wartość Twoich faktur nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu. W działalności nierejestrowanej ten warunek jest praktycznie zawsze spełniony. Od 1 stycznia 2027 r. każdą fakturę wystawianą dla firmy trzeba wystawić w KSeF. Faktury dla osób prywatnych (konsumentów) nie muszą trafiać do KSeF.
KSeF w aplikacji Pantax
W darmowej aplikacji Pantax wystawisz fakturę i wyślesz ją do KSeF bezpośrednio z aplikacji – bez żadnych opłat i bez limitów. Potrzebujesz do tego dwóch rzeczy: numeru NIP i tokenu KSeF. Obie zdobędziesz samodzielnie i za darmo.
Jak uzyskać NIP?
W działalności nierejestrowanej zwykle posługujesz się numerem PESEL, ale do wystawiania faktur w KSeF potrzebny jest NIP. Ministerstwo Finansów wskazuje, że w takiej sytuacji trzeba wystąpić o NIP do urzędu skarbowego. Robisz to, składając formularz NIP-7 (zgłoszenie identyfikacyjne osoby fizycznej) w urzędzie skarbowym właściwym dla Twojego miejsca zamieszkania. Możesz to także zrobić przez e-Urząd Skarbowy.
Skąd wziąć token KSeF?
- Wejdź do bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF i zaloguj się swoim NIP-em przez profil zaufany, mObywatela albo bank. Każda osoba fizyczna z NIP ma dostęp do KSeF automatycznie – nie ma czegoś takiego jak „rejestracja w KSeF”.
- Przejdź do sekcji tokenów, kliknij „Generuj token” i zaznacz uprawnienia do wystawiania i przeglądania faktur, a także odbioru UPO.
- Od razu skopiuj wygenerowany token – zapisz go w komputerze lub telefonie – system pokazuje go tylko raz.
- Zaloguj się w Pantax, przejdź do zakładki KSeF i wklej token w oknie pobierania faktur z KSeF.
- Wystawiając fakturę w Pantax (w zakładce Przychody albo nowej zakładce Faktury) uzupełnij w formularzu swój NIP. Po kliknięciu „Zobacz podgląd” wklej token w odpowiednie pole i kliknij „Wystaw i wyślij do KSeF”. Faktura zostanie wysłana automatycznie i pobrane zostanie potwierdzenie (UPO).
- Możesz od razu pobrać z Pantax wizualizację wysłanej do KSeF faktury w formacie PDF – z kodem QR, który zawiera link weryfikacyjny. PDF możesz wysłać nabywcy – skanując kod QR potwierdzi on natychmiastowo, że faktura jest prawidłowa i znajduje się w KSeF. Będzie też mógł od razu pobrać ją z KSeF.